Ein Ablehnungsbescheid wird ausgesprochen, wenn aufgrund erschöpfter Kapazitäten durch die Zulassung besser qualifizierter Mitbewerberinnen und Mitbewerber kein Zulassungsangebot unterbreitet werden konnte. Hiervon zu unterscheiden ist der Ausschlussbescheid, siehe unten.

Die Anzahl aktiver abgegebener Bewerbungen ist auf zwölf begrenzt.

Eine Bewerbung besitzt einen Aktivitätsstatus. Dieser zeigt an, ob eine Bewerbung innerhalb der Anzahl der maximal erlaubten Bewerbungen ist (aktiv) oder nicht (inaktiv). Nur eine aktive Bewerbung kann am Verfahren teilnehmen und ein Zulassungsangebot erhalten.

Ein Ausschlussbescheid ergeht an Bewerberinnen und Bewerber, wenn sie die zeitlichen oder formalen Anforderungen für die Teilnahme am Zulassungsverfahren nicht erfüllen. Hiervon zu unterscheiden ist der Ablehnungsbescheid, siehe oben.

Die Auswahlgrenzen stellen innerhalb der jeweiligen Quoten den Wert des letzten ausgewählten Bewerbers dar. Die Auswahlgrenzen sind vor einer Studienplatzvergabe nicht bekannt, sondern werden im Laufe des Verfahrens aus der Konkurrenz aller Bewerberinnen und Bewerber (z. B. Durchschnittsnote) ermittelt.

Die Bewerber-Authentifizierungs-Nummer - kurz BAN - ist eine Nummer, die automatisch vom Bewerbungsportal generiert wird. Sie dient der eindeutigen Identifikation der Bewerberin oder des Bewerbers.

Sie wird initial bei der Registrierung im Bewerbungsportal von hochschulstart.de vergeben und dient der Authentifizierung der Bewerberin oder des Bewerbers. Sie ist jederzeit im Portal einsehbar. Die BAN ist eine sechsstellige Kombination aus zufallsgenerierten Ziffern. Sie wird automatisch zugeteilt.

Die Anzeige der BAN im Bewerbungsportal (Benutzerkonto) ist nach erfolgreicher Anmeldung im Portal in der Hauptnavigation unter "Meine Daten" im Bereich "Persönliche Daten" möglich. Die BAN wird nicht per E-Mail zugesandt.

Bei einer dezentralen Bewerbung über ein hochschuleigenes Bewerbungsportal oder bei postalischer Abgabe erfolgt die Authentifizierung unter anderem über die Angabe der BAN. Eine solche Bewerbung ist nur mit gültiger Kombination aus Bewerber-ID und  BAN möglich.

Die Bewerberinnen und Bewerber bekommen die eindeutige Bewerber-ID bei der Registrierung im Bewerbungsportal zugeteilt. Die Bewerber-ID ermöglicht die einheitliche Behandlung aller Bewerbungen in den Bewerbungsportalen von hochschulstart.de und den Hochschulen. Mit dieser Bewerber-ID können sich die Bewerberinnen und Bewerber sowohl über das Bewerbungsportal von hochschulstart.de als auch über die Bewerbungsportale der Hochschulen auf deren Studienangebote bewerben.

Im Serviceverfahren wird zwischen dezentralen und zentralen Bewerbungen unterschieden. Dezentrale Bewerbungen erfolgen über das Bewerbungsportal der Hochschule, wobei die Hochschule die Bewerbungen dann zentral an hochschulstart.de übermittelt, so dass diese auch im Bewerbungsportal ersichtlich sind. Zentrale Bewerbungen werden über das Bewerbungsportal von hochschulstart.de durch die Bewerberin oder den Bewerber abgegeben. Bewerbungen haben einen Aktivitätsstatus (siehe Aktivitätsstatus) sowie einen Bearbeitungsstatus (siehe Bearbeitungsstatus). Ob die Bewerbung dezentral oder zentral abzugeben ist, entscheidet die Hochschule.

Studienangebote, die von den Hochschulen freigeschaltet wurden, stehen den Bewerberinnen und Bewerbern in der Bewerbungsphase zur Auswahl. Je nach Vorgabe der Hochschule können sich die Bewerberinnen und Bewerber bei den Hochschulen oder bei hochschulstart.de in der Bewerbungsphase bewerben.

Eine Bewerbung besitzt einen Bewerbungsstatus. Dieser zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand jeder einzelnen Bewerbung an.

In den Clearingverfahren werden die noch nicht vergebenen Studienplätze unter interessierten Bewerberinnen und Bewerbern durch Los verteilt. Im Clearingverfahren können auch neue Studieninteressierte, neue Hochschulen und neue Studiengänge am Verfahren teilnehmen.

Der Dokumentenpool ist eine Dateiablage im Bewerbungsportal von hochschulstart.de, in der die Bewerberinnen und Bewerber Dokumente (pdf und jpg) hochladen können. Der maximale Speicherplatz beträgt 5 MB.