Ein Serviceverfahren ist zeitlich begrenzt und wird durch folgende Phasen charakterisiert: Bewerbungsphase, Koordinierungsphase 1, Entscheidungsphase, Koordinierungsphase 2. Im Anschluss daran folgen die Clearingverfahren.

Siehe Aktivitätsstatus oder Bewerbungsstatus.

Zur intuitiven Navigationsunterstützung werden im Portal Icons verwendet, die bei Überfahren mit der Maus einen alternativen Text anzeigen. Status-Icons zeigen den aktuellen Zustand eines Elementes an. Über diese Icons kann nicht navigiert werden, das heißt, es ist kein Hyperlink zu einem anderen Element hinterlegt.

Ein Studienangebot ist die Kombination aus Studiengang und Hochschule, welches in einem Serviceverfahren angeboten wird (z. B. Bachelor Psychologie an der TU Dresden im Wintersemester 2014/15). Die Bewerberinnen und Bewerber können aus verschiedenen Studienangeboten wählen und sich darauf bewerben.

Ein Studienfach ist die in Prüfungsordnungen festgelegte, ggf. sinngemäß vereinheitlichte Bezeichnung für eine wissenschaftliche oder künstlerische Disziplin, in der ein wissenschaftlicher bzw. künstlerischer Abschluss möglich ist.

Ein Studiengang kann ein Studienfach (Einfachstudiengang) oder mehrere kombinierte Studienfächer (Mehrfachstudiengang) umfassen. Als Studiengang wird eine abgeschlossene, in Studien- und Prüfungsordnungen vorgesehene berufsqualifizierende oder berufsbezogene Hochschulausbildung bezeichnet (z. B. Bachelor Psychologie an der TU Dresden).

Von einer Teilzulassung wird gesprochen, wenn bei einem Mehrfachstudiengang nur für eines der Studienfächer ein Zulassungsangebot erteilt werden kann.